第一章 总则

第一条 为了加强会计档案管理，根据上级主管部门的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校应加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第二章 会计档案

第三条 会计档案是指各种凭证、账簿、财务会计报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料。

（一）会计凭证包括：原始凭证、记账凭证等；

（二）会计账簿包括：总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

（三）财务会计报告包括：会计报表、会计报表附注、财务情况说明书；

（四）财务管理信息资料包括：年度所备份数据，财务软件升级前的备份数据、所有版本的系统应用程序软件及标准代码、数据库软件、超级用户口令、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本、本单位系统管理员名册、其他应该存档的资料或数据；

（五）其他资料包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计人员交接书、会计档案查阅登记清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册、存货盘点表、固定资产盘点表、会计印章启用、交接、封存或销毁记录、财务部门向各级主管部门上报的各种财务专题调查报表及相关文字材料、各级主管部门或机关职能部室下达的与财务核算相关的文件、审计报告、资产减值计提核销记录等。

第三章 会计档案保管

第四条 每年形成的会计档案按规定时间分类整理立卷后编制会计档案保管清册，并由会计档案保管人员和会计机构负责人审核签章。

（一）会计凭证：按月和会计凭证册号依次编制年度案卷总序号；

（二）会计账簿：按照总账、现金日记账、银行存款日记账、内部存款日记账、往来明细账、存货明细账、收入明细账、成本明细账、其他明细账、辅助性账簿的顺序，编制年度案卷总序号；

（三）财务会计报告：按月份顺序整理装订成册并编制年度案卷总序号，年度会计报告单独装订；

（四）其他会计档案：按银行存款余额调节表和银行对账单类，财产清查类、会计人员交接书、会计档案保管清册和会计档案销毁清册类，会计档案移交清册和查阅登记清册类，债权债务签认单、会计印章启用、交接、封存或销毁记录等应当保存的会计核算专业资料类整理立卷，类内按照时间顺序，分册或合并装订，并编制年度案卷总序号。

第五条 会计档案保管应遵循以下要求：

（一）会计档案应由专人保管；

（二）出纳人员不得兼管会计档案；

（三）非财务人员不得单独接触会计档案；

（四）会计档案管理人员应接受有关会计档案和计算机安全管理培训并参加相关考试，未经合格者，不得上岗工作；

（五）档案柜钥匙应由专（兼）职人员负责保管；

（六）不具备保管会计档案条件的单位，应将会计档案移交有会计档案保管条件的上级主管单位负责保管。

第四章 会计档案借阅

第六条 会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，经财务部门负责人批准，办理登记手续后，在单位内部提供查阅或者复印，不得将会计档案资料借出单位外部。

查阅的手续程序：

查阅人必须填具档案查阅申请单，请求本部门或档案部门负责人同意后方可查阅；

会计档案保管人根据校长或财务负责人的审批意见，将查阅单位名称或人员、查阅初始时间、批件名称、查阅目的和查阅或复印会计档案名称、卷号，填写在会计档案查阅登记清册相应栏内；

向查阅人提供会计档案，由查阅人在会计档案查阅登记清册借阅栏内签名并备注“查阅或复印”字样；

查阅或复印完毕后交回会计档案时，会计档案保管人员在会计档案查阅登记清册记录查阅或复印的内容，并由查阅人和档案保管人员在会计档案查阅登记清册中签名。

查阅人员的限定：查阅人应为会计人员，非财务人员应在会计人员陪同下借阅；

查阅地点的限定：查阅人通常应在会计档案室内查阅，如需带出档案室必须经档案部门负责人同意；

查阅时间的限定：查阅人应在限期内归还所查阅的会计档案，档案管理员应登记收回日期；

会计档案保管人员应当监督查阅或复印会计档案的全过程，严禁查阅人员在会计档案上涂写、拆封或替换资料；

向外单位提供原始凭证复印件时，必须有对方单位出具的盖有公章的证明或单位介绍信，且派专人陪同复印。

第五章 会计档案保管期限

第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第六章 会计档案移交

第八条 单位因撤消、解散等原因终止的，形成的会计档案由其业务主管部门代管。

第九条 单位分立后，原单位存续的，其会计档案应由分立后的存续方统一保管；原单位解散的，经分离单位协商可由其中一个单位保管，其他分离单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始证据，应当单独抽出由承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十条 单位合并后，原各单位解散或一方存续其他解散的， 原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案由原各单位统一保管。

第十一条 单位之间交接会计档案的，交接双方应办理交接手续。移交单位应编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。会计档案交接时，交接双方应当办理会计档案交接手续，应当按照移交清册所列内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十二条 其他未尽事项参照《中华人民共和国档案法》的有关规定执行。

第七章 会计档案销毁

第十三条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

（一）由学校档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）校长在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派工作人员参加监销 。

（四）监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告校长。

保管期限已满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八章 附则

第十四条 本办法由财务资产处负责解释。

第十五条 本办法自发布之日起执行。

附：会计档案保管期限表